同志社大学 理工学会・理工学部同窓会

個人情報の保護に関する規程 〜 プライバシーポリシー 〜

目 的

この規程は、同志社大学理工学部同窓会(以下「当団体」とする。)が保有する個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、個人情報の収集、管理及び利用に関する当団体の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。

定 義

1. 「個人情報」とは、当団体に在籍・在職した会員に関する情報であって、当団体が業務上取得又は作成したもののうち、特定の個人が識別されうるものをいう。
2. この規程において、「情報主」とは、個人情報から識別され又は識別されうる個人をいう。

責 務

1. 当団体は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関し必要な措置を講じるとともに、個人情報の収集又は利用を行うにあたっては、情報主の基本的人権を尊重し、プライバシーの保護に努めなければならない。
2. 当団体の役員並びに会員であった者は、業務上知り得た個人情報の内容を漏えいし、または不当な目的に使用してはならない。

収集の制限及び方法

1. 個人情報の収集は、当団体の業務に必要な範囲内で利用目的を明確に定め、その目的達成に必要最少限度の範囲で行わなければならない。
2. 個人情報の収集は、適正かつ公正な手段により、情報主から直接に行わなければならない。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、第三者から収集することができる。
(1) 情報主の同意がある場合
(2) 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
(3) 法令の規定に基づく場合
(4) 当団体の定める規程によって収集する場合
(5) その他、当団体が、本人から収集したのでは目的を達成できないか、業務に支障があると認めた場合
3. 個人情報を第三者から収集する場合には、情報主の権益及びプライバシーを侵害しないよう、十分に留意しなければならない。
4.

個人情報の収集に際しては、当団体が定める就業規則等で規定するものを除き、原則として次の各号について明らかにし、情報主の同意を得なければならない。

(1) 収集の目的
(2) 用途
(3) 保有期間
5. 個人情報の収集は、思想、信条及び信教に関する事項並びに社会的差別の原因となる事項について、いかなる理由があっても行ってはならない。

利用及び提供の制限

収集した個人情報は、定められた利用目的以外のために利用又は提供してはならない。
ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(1) 情報主の同意がある場合
(2) 個人の生命、身体、健康又は財産の安全を守るため、緊急かつやむを得ないと認められる場合
(3) 法令の規定に基づく場合
(4) その他、当団体が、必要かつ相当の理由があると認めた場合

適正管理

1. 情報管理者は、個人情報の安全保護及び信頼性を確保するため、所管の個人情報の漏えい、
滅失、毀損及び改ざんの防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
2. 情報管理者は、所管の個人情報を、その目的に応じ、正確かつ最新の状態に保つよう努めなければならない。
3. 情報管理者は、保有する必要がなくなった所管の個人情報を、確実かつ迅速に廃棄又は消去しなければならない。

情報の持ち出し制限

1. 個人情報は、外部へ持ち出してはならない。ただし、個人情報管理者が許可した場合及び個人情報を使用する業務を外部者に委託する場合は、この限りでない。
2. 前項の業務を委託する場合は、委託業者と個人情報の保護に関する必要な事項について、約定しなければならない。
3. 上記の規定にかかわらず、当団体会員に必要な資料で、正当な教育活動の遂行に必要な場合は、外部持ち出し制限の適用除外とすることができる。
4.

会員並びに元会員は、当団体が保有する自己に関する個人情報について、情報管理者に開示の請求をすることができる。

5. 前項の請求があった場合は、情報管理者は当該個人情報を開示しなければならない。ただし、開示しないことに正当な理由があると認められる場合は、その理由を文書で通知することにより、個人情報の全部又は一部を開示しないことができる。

訂正又は削除

1. 自己に関する個人情報に、誤りがあると認められる場合、情報主は管理者にその箇所の訂正又は削除を文書により請求することができる。
2. 前項の請求があった場合は、管理者は遅滞なく調査・確認のうえ、必要な措置を講じ、その結果を情報主に文書で通知しなければならない。訂正又は削除に応じられないときは、その理由を文書により通知しなければならない。

不服の申立て

1. 情報主は、自己の個人情報に関し、前述に規定する請求に基づいてなされた措置について不服がある場合には、当団体に対し、文書もしくはメール(dkk@mail.doshisha.ac.jp)で不服の申立てをすることができる。
2. 当団体は、前項の規定による不服の申立てを受けたときは、すみやかに審議・決定し、その結果を情報主に文書で通知しなければならない。

改訂

この個人情報保護方針は将来、適切に個人情報を保護するために改訂を行うことがある。


この規程は、2006年5月1日から施行する。
同志社大学 理工学部同窓会 事務局

dkk@mail.doshisha.ac.jp


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